「見積り」
私たちの業務の中でも、最も重要なものの一つです。
日々、各方面の皆様から見積の依頼をいただいておるところで
件数も相当に上っています。
本日も私は２件の現場調査にお伺いしたので、この２件の見積りを作成するのと
お電話やメールで見積依頼を受けたのが３件ありましたので、合計５件の見積案件が私担当で本日積上がったことになります。
これらを
いかにスピーディにお返しするか
ここが重要なところです…！
目下、会社として取り組んでいるのは
営業担当者の業務から、いかに見積書作成という業務を外していくか、という点です。
すわなち
営業アシスタントと設計担当者が見積書作成業務を、いかにサポートするか
ここに取り組んでいるのです。
営業担当者は現場調査、打ち合わせ等、また工事中の現場確認などの外回りが多くなりますので、デスクワークをする時間が限られてしまいます。
そこへ見積書の作成をするとなると、どうしても残業となったり後回しになって対応が遅くなってしまいます。
なので、これを組織として対応できる仕組みを作り上げていく取り組みをしています。
過去は設計は図面を描くだけでした。
営業担当者が図面を受け取り、そこから先は自分で見積書を作成していたのです。
営業アシスタントという明確な職務もなく、いわゆる「事務員さん」しかいませんでした。「事務員さん」は指示された事を指示されたとおりにしているだけでした。
しかし、今は大きく変わっています。
図面作成から見積作成へと設計担当と営業アシスタントが連携して進めてくれています。
時に現場調査や打ち合わせにも同行してくれています。
そして、できあがった見積書を営業担当者がチェックします。
最近はラインワークス等を用いたオンラインでのチェックも可能ですので、出先で見積書をチェックすると営業アシスタントや設計担当がメール等で送信してくれます。
こうやってスピーディな対応を目指しています。
さらに今は
全体の進捗管理をする仕組みを作っているところです。
件数が多いと、期日であったり優先順位であったりが記憶だけではできなくなってきます。
ここを整理して、日々アップデートされた進捗管理をしようというわけなんです。
見積のスピード対応。
これを自社の強みにすべく
まだまだ取り組んでまいります。
